パソコンの減価償却はどのように行うの?わかりやすく解説します!

パソコンは、会社・事業所の業務に必需品であり、かつ重要な資産となっていることでしょう。

そのため、パソコンがどのように減価償却されるのか、しっかりと確認する必要があります。

しかし、パソコンは厄介なことに、価格帯ごとで減価償却の方法が異なる場合もあります。

また、新品のパソコンの購入だけではなく、中古のパソコンを購入した場合はどう経理処理をするのか?

それに加え、パソコンをレンタルした場合や、パソコンの周辺機器の経理処理をどうするかでも悩んでいる方々がおられることでしょう。

そこで今回は、価格帯によって異なるパソコンの減価償却の方法と、特例の活用等を解説します。

この記事を読めば、パソコンの減価償却に関する基本的な知識を得られることでしょう。

1.減価償却について

私は個人事業主として独立したばかりですが、経理処理はやはり大変だな、と感じています。

特に、パソコンの経理処理はよくわからない点が多いです。

まずは減価償却とは何かについて教えてもらいたいです。

こちらでは、減価償却とは何か?その方法について解説します。

1-1.減価償却とは

減価償却は、法人や個人事業主の会計に関して、購入費用の認識と計算の方法の一つとして行われます。

事業所で長期間にわたって使用される、固定資産の取得に要した支出を、その資産が使用できる期間にわたり費用を配分する方法です

なぜこのような、面倒な手続きを行うかというと次のような理由があげられます。

例えば、ある会社が10億円の高層ビルを建設したとします。

この場合、初年度に10億円を建設費用として計上したならば、10億円の赤字となります。

しかし、テナントの入居が順調に進めば、2年目以降になってから莫大な賃料収入を得ることができるでしょう。

ビルを建設した会社は一転して大幅な黒字になります。

このようなケースでは、その会社の正確な収益・費用を把握することが困難と言えます。

そこで、ビルの建設費用を毎年少しずつ配分しながら費用に計上する方法が生まれたのです。

1-2.直接法と間接法

 

減価償却は帳簿上どのように処理するかについては、「直接法」と「間接法」の2種類があります。

減価償却は、次の直接法・間接法の両方のやり方が認められています。

〇直接法の場合

この方法は、減価償却費をそのまま固定資産から差し引きます。事例をあげて仕訳してみましょう。

(例)

  • 事務所用建物:鉄骨鉄筋コンクリート造
  • 耐用年数:50年
  • 建築費用:3,000万円
  • 減価償却費:60万円
借方 貸方
減価償却費 600,000 建物 600,000

〇間接法の場合

この方法は、勘定科目の「減価償却累計額」を使い仕訳をする方法です。前述した例を踏まえて仕訳してみましょう。

借方 貸方
減価償却費 600,000 減価償却累計額 600,000

1-3.定額法と定率法

減価償却の方法で主に使用されているのは「定額法」と「定率法」です。

〇定額法の場合

定額法は、毎年同じ金額を費用として計上するやり方です。なお、建物は定額法のみで計上しなければなりません。

減価償却費の計算方法は次の通りです。

取得原価×定額法の償却率×使用月数/12ヶ月=減価償却費

〇定率法の場合

定率法は、当初の減価償却費は多く計上されますが、年々、費用として計上する金額が減少していく方法です。

建物以外のパソコンをはじめとした減価償却資産は、定額法またはこちら定率法のいずれかを選んで使用できます。

減価償却費の計算方法は次の通りです。

(取得原価-減価償却累計額)×定率法の償却率×使用月数/12ヶ月=減価償却費

2.パソコンの減価償却について

パソコンも減価償却資産に入るようですが、経理処理はどんなパソコンでも同じなのでしょうか?

パソコンには様々な種類や価格が設定されているので、経理処理が一律で行えるとありがたいのですが・・・・。

実は、パソコンの場合、償却方法は価格帯によって異なります。

こちらでは、パソコンの法定耐用年数や償却方法について解説します。

2-1.パソコンは立派な資産

パソコンはどんな事業所でも、当たり前のように業務に使用されています。パソコン無くして通常の業務はほぼ不可能と言ったところでしょう。

パソコンは各事業所にとって例外なく需要な資産です。このパソコンの性能や機能の他、どのくらいの価格帯の商品を選定するかを決めるには、減価償却の価格帯別のルールを考慮することも大切です。

次項では、パソコンの法定耐用年数と、価格帯によって異なる償却方法を説明します。

2-2.法定耐用年数を考える

 

法定耐用年数とは、国が定めたパソコンをはじめとした減価償却資産が利用に耐える年数を指します。

長期にわたって反復使用に耐える経済的に価値があるものの使用、または所有の価値の減価を、各年度に費用配分していく場合に、計算の基礎となります。

この法定耐用年数は国税庁にて、いろいろな減価償却資産を「耐用年数表」で表示しています。

パソコンの場合は次のような耐用年数になっています。

[電子計算機]

  • パーソナルコンピュータ(サーバー用のものを除く。):4年
  • その他のもの(サーバー用のパソコンが該当。):5年

耐用年数だけでみるなら、パソコンは4・5年で償却するのが原則と言えます。

しかし、パソコンは値段や性能、サイズにいたるまで多種多様な商品が販売されています。

値段だけをみても、6・7万円程度の手ごろなパソコンから、50万円以上もする高性能なパソコン等、非常に開きがあります。

この多種多様なパソコンを、一律で4・5年で償却するというやり方はあまり現実的と言えません。

次項では、パソコンの価格によって異なる仕訳方法を説明します。

2-3.償却方法は価格帯によって異なる

パソコンの価格によって次のように仕訳することになります。

パソコン価格 経理処理
~10万円未満 基本的に減価償却資産ではなく、「消耗品費」として購入用全額を費用計上します。
10万円~20万円未満 減価償却の手続きで処理しますが、「一括償却資産」として簡易処理を行うことも可能です。
30万円未満 所定の条件を満たす中小企業・個人事業主の場合には、「消耗品費」として購入用全額を費用計上できます。
その他 減価償却の手続きで処理します。

なお、消費税をどのように扱うかも問題ですが、パソコン等の購入した際は、消費税の経理方式によることなります。

つまり、ご自分の事業所で「税込経理方式」を採用しているならば税込金額、「税抜経理方式」を採用している場合は税抜金額での判定します。ちなみに、免税事業者は税込金額での判定となります。

3.パソコンを購入した時の経理処理・その1

前述した内容を見ると、10万円未満のパソコンは減価償却資産ではなく、「消耗品費」として処理するようですね。

では、消耗品費とは何か、10万円未満のパソコンでも固定資産となるケースを知りたいです。

こちらでは、10万円未満のパソコンの経理処理について解説します。

3-1.10万円未満のパソコンは減価償却するのか?

10万円未満のパソコンは、基本的に減価償却資産として扱うのではなく、「消耗品費」として処理することになります。

消耗品費とは、10万円未満または法定耐用年数が1年未満の物品を購入する際の費用を指します。

例としては、文房具、インク、ライト、名刺、伝票、印鑑、手袋、ガソリン等、いずれ壊れたり、消費して無くなったりするものが多いです。

パソコンに関していえば、たとえ6・7万円で買った物の場合でも、消費して消えるような物ではないですが、やはり消耗品費として計上することになります。

また、注意すべき点に「雑費」という似たような勘定科目があるということです。

一般的には、他の科目のいずれにも該当しない費用や、一時的な費用等が発生したならば、雑費を使用するケースが多いことでしょう。

仕訳をする際に、どんな科目にするか迷って、ついつい雑費を選択してしまうこともあります。

しかし、安易に雑費を計上してしまうと、後から帳簿を見返したとき支出の内容がわかりにくい事態になります。

こういう状況は、経営管理上好ましいものではありません。できるだけ雑費を避けて、他の勘定科目として計上するように心がけましょう。

3-2.会計処理の具体例

こちらでは例をあげて説明します。

(例)

  • 新規購入:事務所用パソコン
  • 購入費:1台7万円

〇ケース1

事務所用のパソコン(新品)を1台購入した。代金は70,000円であり、お店で現金を支払った。

借方 貸方
消耗品費 70,000 現金 70,000

〇ケース2

事務所用のパソコン(新品)を2台購入した。代金は総額140,000円であり、お店で現金を支払った。

借方 貸方
消耗品費 140,000 現金 140,000

総額は10万円以上ですが、パソコン1台分が70,000円なので消耗品費として仕訳ることになります。

〇ケース3

事務所用のパソコン(新品)を1台購入した。代金は70,000円であり、クレジットカードで支払った。なお、翌月の27日に普通預金から購入代金が引き落とされた。

借方 貸方
消耗品費 70,000 未払金 70,000
未払金 70,000 普通預金 70,000

3-3.10万円未満でも固定資産となるケース

前述した「ケース2」の場合のように、購入した商品の取得価額は、1個または1セットで判断することになります。

つまり、パソコンを複数台購入し10万円以上になっても、1台の価額が10万円未満ならば、減価償却資産とはならず、消耗品費として仕訳ることになります。

ということは、たとえハード・ソフトウェアが7万円であっても、ディスプレイ+キーボード等が5万円もするならば、1セット合計12万円となり、減価償却資産に該当することとなります。

パソコンを買い替えるとき、減価償却の計算が面倒ならば、ハード・ソフトウェア単体で10万円未満になるように、購入した方が良いでしょう。

4.パソコンを購入した時の経理処理・その2

10万円以上20万円未満のパソコンの場合は減価償却資産になりますが、通常の減価償却計算の他に、より簡単な償却計算もあるようですね。

その償却計算について是非知りたいです・・・。

こちらでは、10万円以上20万円未満のパソコンの経理処理について解説します。

4-1.10万円以上20万円未満のパソコンの場合

購入費用が10万円以上となるパソコンの場合は、勘定科目である「工具器具備品」を用いて仕訳することになります。

こちらの場合では、第1章で述べた定額法や定率法を用いて仕訳をします。

事例をあげて仕訳をしてみます。

(例)

  • 新規購入:事務所用パソコン
  • 購入費:17万円(1台)
  • 購入日:2018年4月15日
  • 法定耐用年数:4年(償却率0.25)
  • 計算方法:定額法

〇通常の仕訳のケース

17万円のパソコンを2018年4月15日に現金購入して、即、使い始めた。

①2018年4月15日

借方 貸方
工具器具備品 170,000 現金 170,000

2018年4月15日に購入しすぐ使用したため、2018年はこのパソコンを9ヶ月使ったことになります。

なお、購入してもすぐに使わなかった場合、使用開始月から使用した月数を数えます。

定額法で計算すれば次のようになります。

170,000(購入費用)×0.25(償却率)÷12×9(使用月数)=31,878(端数切り上げ)

②2018年12月31日

借方 貸方
減価償却費 31,878 工具器具備品 31,878

〇特例で仕訳をしてもOK

通常の仕訳のケースではなく、パソコンをはじめとした購入費用が10万円以上20万円未満の場合、資産を3年間で均等償却できる「一括償却資産」を使って仕訳することも可能です。

次項では、一括償却資産を用いた仕訳方法を説明します。

4-2.一括償却資産とは

パソコンをはじめとした10万円以上の資産を購入した時、資本金1億円以下の中小企業を除いて、それら物品の購入時・事業供用時に、取得原価全額を費用処理することはできません。

ただし、10万円以上20万円未満の資産に関しては、税務上、通常の減価償却計算をしなくても、より簡単な償却計算を用いることができます。

それが「一括償却」です。この方法は、法人税法施行令で認められており、ある事業年度に一括償却した資産を、当該事業年度に取得した資産をまとめて、3年間にわたり均等償却することとなります(同法第133条の2第1項)。

〇一括償却の特徴

次のような点が特徴となります。

  • 資産の個別管理は不要で、取得した事業年度ごと、一括計算
  • たとえ3年以内に除却したり売却したりした資産があった場合も、除却・売却処理は行わない
  • 月割計算は行わず、3年間で均等に償却を行う
  • 固定資産税の申告対象とはならない

〇一括償却資産の記帳方法

記帳方法には、「決算調整方式」、「申告調整方式」の2種類があります。

  • 決算調整方式:パソコン等を購入時、一括償却資産の取得原価を「一括償却資産」または「前払費用」等の勘定科目で計上します。決算時には、取得原価の1/3を減価償却費等の勘定科目へ振り替えることになります。
  • 申告調整方式:パソコン等を購入時、一括償却資産の取得原価を消耗品費等の勘定科目で処理します。申告時に法人税の確定申告書別表四で2/3相当額を加算調整します。なお、翌期以降は1/3づつ減算調整していきます。

4-3.会計処理の具体例

「決算調整方式」、「申告調整方式」を用いた場合に分けて、会計処理を行ってみます。

〇ケース1(決算調整方式)

「株式会社〇〇〇」では10万円以上20万円未満の減価償却資産について、税務上、すべて一括償却資産という形で3年間にわたり償却している。

当期では一括償却資産に該当する物品として、パソコン13万円、事務所用簡易間仕切り17万円を現金で購入した。記帳の方法は決算調整方式を採用している。

①購入時

借方 貸方
一括償却資産 300,000 現金 300,000

②決算時

借方 貸方
減価償却費 100,000 一括償却資産 100,000

〇ケース2(申告調整方式)

「株式会社〇〇〇」では10万円以上20万円未満の減価償却資産について、税務上、すべて一括償却資産という形で3年間にわたり償却している。

当期では一括償却資産に該当する物品として、パソコン13万円、事務所用簡易間仕切り17万円を現金で購入した。記帳の方法は申告調整方式を採用している。

①購入時

借方 貸方
一括償却資産 300,000 現金 300,000

②決算時

借方 貸方

申告調整方式では、決算時の仕訳は必要ありません。ただし、法人税の確定申告書別表四で2/3相当額を加算調整する必要があります。

また翌期以降については1/3相当額を減算調整することになります。

5.パソコンを購入した時の経理処理・その3

パソコンの購入費用が10万円以上30万円未満の場合でも、消耗品費として、その全額を費用として計上できる特例があると聞きました。

こちらの特例の詳細についても知りたいです・・・・。

こちらでは、10万円以上30万円未満のパソコンの経理処理について解説します。

5-1.10万円以上30万円未満のパソコンの場合

購入費用が10万円以上30万円未満となるパソコンの場合は、10万円以上20万円未満のときと同様に、勘定科目である「工具器具備品」を用いて仕訳することになります。

こちらも定額法や定率法を用いて仕訳をしますが、所定の条件に該当する中小企業者等の場合、消耗品費等の勘定科目を用いてその全額を費用として計上することが可能です。

この特例は少し長い名称ですが、「中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例」と呼ばれています。

次項では、こちらの特例の条件について説明します。

5-2.対象となる特例とは?

「中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例」は、税法上、青色申告法人である中小企業者等を対象に活用できます。

この特例を活用すれば30万円未満の資産について、減価償却で計算することは不要になります。

30万円未満の資産の購入時(事業供用時)、事業年度に一括して消耗品費として費用計上することが可能です。

ただし、1年で30万円未満の資産購入費用は総額300万円が上限となります。

〇特例の対象法人

青色申告法人である中小企業者または農業協同組合等で、かつ常時使用する従業員の数が1,000人以下の法人に限定されます。

この特例を利用できる中小企業者は次の法人を指します。

①資本金の額または出資金の額が1億円以下の法人

ただし、次の法人は対象外です。

  • 常時使用する従業員の数が1,000人を超える法人及び同一の大規模法人(中小企業投資育成株式会社を除く。)に、発行済株式または出資の総数または総額の1/2以上を所有されている法人
  • 2つ以上の大規模法人に発行済株式または出資の総数または総額の2/3以上を所有されている法人

②資本または出資を有しない法人で、常時使用する従業員の数が1,000人以下の法人

〇適用要件

特例を受けるには、事業の用に供した事業年度で、少額減価償却資産の取得価額に相当する金額につき損金経理し、確定申告書等に少額減価償却資産の取得価額に関する明細書(別表16(7))を添付して申告しなければなりません。

5-3.会計処理の具体例

具体例をあげて会計処理を行ってみます。

〇ケース

高性能のパソコンを1セット26万円を現金で購入し、すぐに使用をはじめた。

中小企業者である我が社(青色申告法人)では、30万円未満の資産については購入時の費用として処理している。

なお、本事業年度の10万円以上30万円未満の資産の購入は、この高性能のパソコン1セットのみである。

①購入時

借方 貸方
一括償却資産 260,000 現金 260,000

②決算時

借方 貸方

購入時に消耗品費として費用処理しているので、決算時の仕訳は必要ありません。

ただし、この特例の適用資産は、償却資産税の課税対象資産となります。かかった金額等は別途把握しておきましょう。

6.パソコンを購入した時の経理処理・その4

ここまでみてきたのは、新品のパソコンを購入した場合の経理処理です。

今後、中古のパソコンを購入したり、レンタルしたりすることもあるでしょう。

この場合の仕訳についても知りたいです・・・・。

こちらでは、中古のパソコンの購入や、レンタルしたケースでの仕分方法を解説します。

6-1.中古のパソコンを購入した場合

中古のパソコンの場合は、10万円未満で購入した場合は消耗品費となります。10万円以上である場合は、はたしてどうなるでしょうか?

新品のパソコンを購入した場合なら、前述した税耐用年数表をもとに耐用年数が決定されます。

しかし、購入した資産が中古の場合は、耐用年数の決定に別途規定が設けられています。

〇中古資産(パソコン)の耐用年数の算定

法定耐用年数の全部を経過したか、それとも、法定耐用年数の一部を経過したかで計算方法が異なります。

①法定耐用年数の全部を経過していた場合

パソコン(資産)の法定耐用年数×20%

②法定耐用年数の一部を経過していた場合

(法定耐用年数-経過年数)+経過年数×20%

経過年数で端数がある(例:2年2ヶ月)の場合には月数(26ヶ月)に直して計算します。

ただし、計算して耐用年数に発生した1年未満の端数は切り捨てることとなります。また、年数が2年に満たないならば2年とします。

この耐用年数の算定した上で、定額法または定率法により減価償却費を計算することとなります。

6-2.パソコンをレンタルした場合

パソコンをレンタルした場合には、勘定科目の「賃借料」を使用します。

こちらでは事例をあげて説明します。

〇ケース1

緊急に複数台のパソコンが必要になり、パソコン6台を36,000円でレンタルした。

支払いはクレジットカードで行い、翌月の27日に普通預金からレンタル料金が引き落とされた。

借方 貸方
賃借料 36,000 未払金 36,000
未払金 36,000 普通預金 36,000

〇ケース2

緊急に複数台のパソコンが必要になり、パソコン6台を36,000円でレンタルした。

支払いは口座振替で行い、手数料が210円かかった。

借方 貸方
賃借料 36,000

支払手数料 210

普通預金 36,210

〇ケース3

また、次のような事例もあります。

借りていたパソコンが用済みになったので、返却期日前に返したら6,000円の現金が戻ってきた。

借方 貸方
現金 6,000 賃借料 6,000

6-3.パソコンのソフトウェアはどう仕訳る?

パソコンの使用に関しては、当然のことながらパソコンソフトは必須です。

そうはいっても、一度購入すれば料金が発生しない商品もあれば、毎月ライセンス料金が必要になる場合や、クラウドで使用するものといろいろなサービスの形態があります。

パソコンソフトの場合は購入金額や、クラウド等のタイプ別で用いる勘定科目が異なります。

なお、いずれの場合も10万円以上になれば、減価償却を行うことになります。

〇パソコンソフト代金が10万円未満の場合

10万円未満のパソコンソフトは、いずれも勘定科目「消耗品費」を使用します。事例を上げて説明します。

①会計ソフトでパソコンにインストールするタイプの商品を購入した。代金は12,000円であり、お店で現金を支払った。

借方 貸方
消耗品費 12,000 現金 12,000

②会計ソフトでパソコンにインストールするタイプの商品を購入した。代金は12,000円であり、クレジットカードで支払った。なお、翌月の27日に普通預金から購入代金が引き落とされた。

借方 貸方
消耗品費 12,000 未払金 12,000
未払金 12,000 普通預金 12,000

③クラウド型の会計ソフトを使用しており、毎月の支払は1,200円かかる。支払方法はクレジットカードで行っている。

なお、翌月の27日には普通預金から購入代金が引き落とされている。

借方 貸方
通信費 1,200 未払金 1,200
未払金 1,200 普通預金 1,200

〇パソコンソフト代金が10万円以上20万円未満の場合

こちらでも、勘定科目「一括償却資産」を使って仕訳をすることができます。事例を上げて説明します。

(例)

「株式会社〇〇〇」では10万円以上20万円未満の減価償却資産について、税務上、すべて一括償却資産という形で3年間にわたり償却している。

当期では一括償却資産に該当する物品として、パソコンソフト代金12万円を現金で購入した。記帳の方法は決算調整方式を採用している。

①購入時

借方 貸方
一括償却資産 120,000 現金 120,000

②決算時

借方 貸方
減価償却費 40,000 一括償却資産 40,000

〇パソコンソフト代金が30万円以上の場合

事例を上げて説明します。

(例)

自社用にパソコンのソフトウェアを開発してもらった。その料金が45万円だったので、支払いは口座振替で行い手数料が432円かかった。

借方 貸方
ソフトウェア 450,000

支払手数料 432

普通預金 450,432

年末になり、ソフトウェアの購入費用45万円を5年で減価償却する。

借方 貸方
減価償却費 90,000 ソフトウェア 90,000

6-4.パソコンの周辺機器はどう仕訳る?

こちらでは、パソコンの周辺機器の仕訳について説明します。パソコンの周辺機器にはマウス・キーボード・モニター・プリンター等いろいろありますが、いずれも10万円未満は消耗品費です。

プリンターの経理処理を例として仕訳してみます。

①パソコンの事業用プリンター6万円を現金で購入した。

借方 貸方
消耗品費 60,000 現金 60,000

②パソコンの事業用プリンター6万円(送料1,000円)を、通信販売で買った。支払方法はクレジットカードで行っている。

なお、翌月の27日には普通預金から購入代金が引き落とされている。

借方 貸方
消耗品費 60,000

通信費 1,000

未払金 61,000
未払金 61,000 普通預金 61,000

なお、パソコンの周辺機器であっても10万円以上の場合には、パソコンと同様に、勘定科目「工具器具備品」として減価償却の処理をする必要があります。

ただし、特例を利用できる場合は、より簡単に処理することができます。

7.まとめ

パソコンにかかわらず減価償却に関する計算は非常に面倒です。ご自分の事業所で特例を利用できるなら、この措置を活用することで手間を省くことができます。

また、確定申告の際に計算が間違っていた場合は、わざとでなくても税務署より指摘を受けることがあります。

時間に余裕をもって、正確な経理処理を行うことを心がけましょう。

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